So einfach kann Digitalisierung sein: City Schutz geht voran

Mehr Sicherheit – auch in der IT 

Die City Schutz GmbH ist weit mehr als nur ein klassischer Sicherheitsdienstleister. Neben Objektbewachung und Veranstaltungsschutz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio im Bereich Sicherheitstechnik – von Videoüberwachung über Einbruch- und Brandmeldetechnik bis hin zur Netzwerktechnik. Damit das alles reibungslos funktioniert, kümmert sich die hauseigene IT-Abteilung nicht nur um ein eigenes kleines Rechenzentrum, sondern auch um Branchensoftware, Telekommunikation, Support und die gesamte Systemlandschaft. 

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500 Rechnungen – monatlich. Gedruckt. 

Vor der Einführung des BELWARE Connector NAV lief der Rechnungsversand bei City Schutz noch ganz klassisch: Ausdrucke, manuelles Versenden per Outlook oder sogar per Post. „Rund 500 Rechnungen pro Monat gingen so raus – das war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch teuer“, erinnert sich Elmar Schmidt, aus der IT-Abteilung. Als 2020 die XRechnung für öffentliche Auftraggeber Pflicht wurde, war klar: Eine digitale Lösung muss her. 

Empfehlung durch den Partner 

Über den langjährigen Microsoft Dynamics-Partner Anaptis wurde City Schutz auf BELWARE aufmerksam. Die Empfehlung: der Connector NAV. Gesagt, getan – und es hat sich gelohnt:

„Die Einführung lief reibungslos. Kleinere Bugs waren schnell behoben, und die Lösung war direkt einsatzbereit.“ 

Weniger Klicks, mehr Effizienz 

Besonders überzeugend war für City Schutz die Stapelverarbeitung: Mehrere Rechnungen lassen sich mit einem Klick verschicken oder drucken – eine enorme Erleichterung im Alltag. Parallel zum XML-Format erhalten Kunden weiterhin eine PDF-Version – eine wichtige Funktion, denn viele Geschäftspartner sind (noch) nicht bereit, rein digital zu arbeiten. 

IT-gesteuerte Kontrolle 

Die Kommunikationsmatrix wird zentral von der IT gepflegt – nicht jeder darf ran. Änderungen an Rechnungsadressen oder E-Mail-Zustellungen laufen strukturiert über das IT-Team. So bleibt die Qualität der Stammdaten hoch – trotz der bekannten Herausforderungen bei der Datenpflege. 

Deutliche Entlastung im Rechnungswesen 

Das Feedback aus der Buchhaltung ist eindeutig: Der Aufwand für den Rechnungsversand ist deutlich gesunken. Mehr Zeit für andere Aufgaben, weniger manuelle Klicks. Gerade bei einem monatlichen Volumen von rund 500 Rechnungen zeigt sich, wie stark sich der Wegfall vieler kleiner Handgriffe auf die tägliche Arbeit auswirkt – die Prozesse laufen spürbar reibungsloser und effizienter. 

Auch intern im Einsatz 

Auch intern setzt die IT den Connector NAV für Bestellungen ein. Bestellungen per E-Mail lassen sich direkt aus dem System versenden – ohne Umwege über PDF-Export und Mail-Anhang.

„Sekunden, die wir täglich sparen – aber auf Dauer merkt man das deutlich.“ 

Blick nach vorn: Update steht an 

Aktuell nutzt City Schutz noch Business Central 14, ein Update auf die Webversion ist in Planung – aber nicht kurzfristig. Die Umstellung wird vorbereitet, inklusive Schulungen für Mitarbeitende.

„Der Tag X kommt – aber bis dahin läuft alles stabil. Wir sind zufrieden.“ 

Fazit: Digitale Sicherheit auch beim Rechnungsversand 

Mit dem Connector NAV hat City Schutz eine moderne, effiziente Lösung gefunden, um den Rechnungsprozess zu digitalisieren – rechtssicher, benutzerfreundlich und zeitsparend.