Effiziente Umsetzung der XRechnung mit Belware bei Allgeier Inovar

Ausgangslage 

Die Allgeier Inovar GmbH ist ein langjähriger Microsoft-Partner mit einem breiten Portfolio an Lösungen rund um Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie eigenentwickelten Systemen für Dokumentenmanagement, E-Commerce, Analytics und ERP. 

Im Rahmen regulatorischer Anforderungen und verstärkter Nachfrage aus dem Kundenumfeld – insbesondere von Verbänden – entstand Ende 2024 die Notwendigkeit, elektronische Rechnungen im XRechnungsformat zu versenden. 

Die Herausforderung 

Ursprünglich war die Einführung der XRechnungslösung mit dem anstehenden Upgrade auf eine neuere ERP-Version geplant. Aufgrund kurzfristiger Anforderungen durch öffentliche Auftraggeber und Verbände musste jedoch eine zügige Lösung gefunden werden, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. 

„Die Anforderungen kamen schneller als erwartet. Für einen Teil unserer Kunden – insbesondere Verbände – war die XRechnung ab Jahresbeginn verpflichtend.“  – Rainer Bickel, Geschäftsbereichsleiter & Prokurist, Allgeier Inovar 

Die Lösung: Belware XRechnung 

Aufgrund der bereits bestehenden Zusammenarbeit – insbesondere im Bereich E-Mail-Versand – fiel die Wahl auf die XRechnungslösung von Belware. Die etablierte Partnerschaft erleichterte die Abstimmung deutlich und schuf von Beginn an ein vertrauensvolles Fundament. 

In enger Abstimmung mit dem Belware-Team, insbesondere mit dem technischen Ansprechpartner, konnte die Lösung innerhalb weniger Tage bereitgestellt und durch das interne Entwicklerteam von Allgeier Inovar in die bestehende Versandlösung eingebunden werden. 

Ausschlaggebend für die Entscheidung: 

• Erprobte Partnerschaft mit Belware 

• Kurze Reaktionszeiten und direkte Kommunikation 

• Technische Kompatibilität mit dem bestehenden System (NAV 2017) 

• Zukunftssicherheit durch Weiterverwendbarkeit im SaaS-Betrieb 

• Direkte Ansprechpartner bei Belware für technische Rückfragen 

„Der enge Austausch mit Belware – trotz hoher Auslastung auf beiden Seiten – hat die zügige Umsetzung ermöglicht.“  – Rainer Bickel 

Umsetzung & Betrieb 

Die technische Implementierung erfolgte durch das interne Entwicklungsteam. Die XRechnung wurde direkt in die bestehende Versandlösung eingebunden und konnte somit automatisiert, ohne Eingriffe im Tagesgeschäft, betrieben werden. 

• Nahtlose Integration in den bestehenden E-Mail-Versandprozess 

• Keine Schulung notwendig, da die Lösung intuitiv einsetzbar ist 

• Validierung der erzeugten XRechnungen direkt im System 

• Automatisierter Prozess, kaum manuelle Eingriffe erforderlich 

„Die Lösung wurde so integriert, dass der Prozess für das Backoffice nahezu unsichtbar abläuft.“  – Rainer Bickel 

Nutzen für Allgeier Inovar 

• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ohne Verzögerung 

• Hohe Akzeptanz bei Endkunden durch standardisiertes Format 

• Reduzierter interner Aufwand durch automatisierte Abläufe 

• Zukunftssichere Lösung, auch für die kommende Cloud-Migration 

„Wir konnten den Aufwand in der Verwaltung reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass wir die Anforderungen unserer Kunden zuverlässig erfüllen.“  – Rainer Bickel 

Ausblick 

Das geplante Upgrade auf eine SaaS-Version von Business Central wird voraussichtlich im kommenden Jahr 2026 umgesetzt. Die XRechnungslösung von Belware wird dabei weiterhin verwendet. Zudem prüft Allgeier Inovar die Erweiterung um die Belware Versandlösung mit Connector 365 Mail Experience Pro, um den gesamten Prozess aus einer Hand abzudecken. 

„Wir sehen Potenzial, den gesamten Versandprozess zukünftig über Belware abzubilden. Das würde die Komplexität weiter reduzieren.“  – Rainer Bickel 

Empfehlung 

Die XRechnungslösung von Belware ist mittlerweile ein etablierter Bestandteil der eingesetzten Systemlandschaft bei Allgeier Inovar. Aufgrund der stabilen technischen Umsetzung, der kurzen Einführungszeit sowie der nahtlosen Integration in bestehende Prozesse wurde die Lösung intern als verlässliche Komponente bewertet. 

Durch den produktiven Einsatz im eigenen Unternehmen ergeben sich zudem Synergien für Kundenprojekte: Die internen Erfahrungen fließen in Beratung und Lösungsdesign ein, insbesondere dann, wenn Mandanten ähnliche Anforderungen im Bereich elektronischer Rechnungsstellung haben. 

„Wenn man eine Lösung selbst erfolgreich nutzt und ihre Stärken kennt, fällt es leichter, sie auch bei Kunden mit ähnlichen Herausforderungen einzuordnen.“  – Rainer Bickel