Kienzle Automotive – Digitalisierung mit Weitblick
- Lara Stricker
- 1. Aug.
- 3 Min. Lesezeit
„Das war eine der einfachsten Implementierungen, die wir je hatten.“ – Thorsten Haas, Projektmanager, Kienzle Automotive GmbH
Über Kienzle Automotive
Die Kienzle Automotive GmbH ist ein etablierter Anbieter von Telematiklösungen und Fahrtenschreibern für gewerblich genutzte Fahrzeuge. Mit über 75 Jahren Erfahrung im Transportwesen, zehn Standorten in Deutschland und rund 100 Mitarbeitenden betreut das Unternehmen Kunden aus dem öffentlichen Sektor und der Transportbranche.
Im Mittelpunkt steht die Reduzierung von Unfällen, die Senkung des Kraftstoffverbrauchs sowie ein effizientes und transparentes Fuhrparkmanagement. Dies wird durch eine klare Analyse von Fahrzeugdaten und die Optimierung des Fahrstils ermöglicht. Kienzle verfolgt dabei eine Strategie der Digitalisierung mit Augenmaß – pragmatisch, effizient und zukunftsorientiert.
„Wir schaffen Transparenz im Fuhrpark – durch Telematiklösungen, die Effizienz steigern und den Arbeitsalltag der Fahrer erleichtern.“
Die Ausgangslage: Papierberge und manuelle Prozesse
Was zunächst wie ein kleines Digitalisierungsprojekt begann, entpuppte sich als Katalysator für tiefgreifende Veränderungen. Die Ausgangssituation war typisch für viele mittelständische Unternehmen:
Rechnungen wurden manuell kuvertiert und frankiert.
Eine eigene Poststelle gab es nicht.
Der Versand erfolgte durch Sachbearbeitende – zusätzlich zur eigentlichen Arbeit.
„Das war einfach nicht mehr sachgemäß. Unsere Mitarbeitenden sollen sich um Kundenservice und Rechnungsstellung kümmern – nicht um Kuvertiermaschinen.“
Hinzu kam ein technisches Problem: Der PDF-Versand aus Microsoft Dynamics 365 Business Central war unzuverlässig. Aufgabenwarteschlangen blieben hängen, Rechnungen verschwanden im Nirgendwo – und das Vertrauen der Mitarbeitenden in den Prozess schwand.
Die Lösung: Automatisierung mit Belware
Durch eine Empfehlung des Partners kam Kienzle mit Belware in Kontakt. Die Lösung überzeugte nicht nur technisch, sondern auch durch ihre einfache Integration in bestehende Prozesse.
„Als [Johanna Belecke] die Lösung vorgestellt hat, war klar: Das erschlägt alles. Man sieht, was wann wo verschickt wurde – automatisiert und transparent.“
Die Entscheidung fiel auf die Belware-Lösung für den digitalen Rechnungsversand inklusive XRechnung. Besonders wichtig war Kienzle dabei, möglichst im Standard zu bleiben:
„Wir haben keine 15 Entwickler im Haus. Standardlösungen, die sich bei Updates automatisch mitziehen, sind für uns essenziell.“
Daher wurde die Lösung so gewählt, dass sie ohne tiefgreifende Individualentwicklungen auskommt und dennoch flexibel genug ist, um unternehmensspezifische Anforderungen abzubilden.
Die Implementierung: Schnell, sauber, erfolgreich
Die Einführung der Lösung verlief bemerkenswert reibungslos. Der gesamte Prozess – von der Anforderungsaufnahme über die technische Umsetzung bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden – war klar strukturiert und effizient. Die Software konnte nahezu ohne Anpassungen in Betrieb genommen werden und lief im Prinzip “out of the Box”. Lediglich bei den Servicerechnungen war eine kleinere Erweiterung notwendig, die innerhalb von zwei Wochen erfolgreich umgesetzt wurde.
„Ich will ja nicht zu sehr loben, aber das war eine der einfachsten Implementierungen, die wir im Rahmen von BC je hatten.“
Die Mitarbeitenden konnten sich schnell mit der neuen Lösung vertraut machen, da viele manuelle Schritte wegfielen und durch automatisierte Prozesse ersetzt wurden. Die positive Erfahrung war umso bemerkenswerter, da Kienzle zuvor mit einer anderen Softwareeinführung schlechte Erfahrungen gemacht hatte.
Die Ergebnisse: Effizienz, Transparenz und Vertrauen
Die Einführung der Belware-Lösung brachte spürbare Verbesserungen:
Zeitersparnis: Keine manuelle Kuvertierung und Frankierung mehr.
Transparenz: Jeder Versand ist nachvollziehbar dokumentiert – sowohl für Papier- als auch für digitale Rechnungen.
Zuverlässigkeit: Fehlerquellen im Versandprozess wurden eliminiert.
Akzeptanz: Die Lösung wurde von den Mitarbeitenden schnell angenommen, da sie spürbare Entlastung brachte.
Zukunftssicherheit: Die Anforderung an die XRechnung werden vollständig erfüllt - inklusive der Übertragung individueller Zusatzinformationen.
Ein wesentlicher Vorteil der neuen Lösung war die Möglichkeit, XRechnungen direkt und ohne zusätzliche Tools oder manuelle Zwischenschritte zu versenden. Damit kann Kienzle sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Unternehmen effizient bedienen – ein wachsender Bedarf im Markt.
„Seitdem wir das eingeführt haben, gibt es keine Rechnung mehr, die nicht erklärbar nicht rausgesendet wurde.“
Auch intern zeigte sich schnell ein positiver Effekt: Die Mitarbeitenden mussten sich kaum umstellen, da viele manuelle und zeitaufwendige Aufgaben wegfielen. Stattdessen konnten sie sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – wie Kundenservice und Rechnungsbearbeitung.
„Die mussten sich kaum umgewöhnen – im Gegenteil: ungeliebte Aufgaben sind einfach weggefallen.“
Ein Nebeneffekt mit großer Wirkung: XRechnung als Türöffner
Was als Vereinfachung begann, wurde zur strategischen Weichenstellung. Die Lösung ermöglichte nicht nur den klassischen Rechnungsversand, sondern auch die Einführung der XRechnung – ein Muss für viele öffentliche Auftraggeber und ab 2027 auch im B2B-Bereich verpflichtend.
„So konnten wir die Kunden, die das wünschten, direkt mit abfrühstücken.“
Selbst individuelle Anforderungen – wie die Übertragung von Bemerkungstexten und Zusatzfeldern – wurden elegant gelöst.
Ausblick: Digitalisierung als kontinuierlicher Prozess
Kienzle denkt bereits weiter. Die Anbindung an zentrale Rechnungsportale, wie das Peppol-Netzwerk, ist der nächste logische Schritt – und Belware bleibt dabei der bevorzugte Partner.
„Wenn das mit den XRechnungen mehr wird, liegt es nahe, dass wir wieder mit Ihnen in Kontakt treten.“
Fazit: Digitalisierung, die funktioniert
„Ich kann die Lösung auf jeden Fall weiterempfehlen.“ – Thorsten Haas
Die Zusammenarbeit zwischen Kienzle Automotive und Belware zeigt, wie Digitalisierung im Mittelstand gelingen kann: pragmatisch, effizient und mit echtem Mehrwert für alle Beteiligten.
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