Wie WEWO Schrauben‑Befestigungsteile mit BELWARE den Belegausgang und die E‑Rechnung zukunftssicher aufstellte

Lara Stricker
29. Juli
3 Min. Lesezeit

Als Handelsunternehmen für Befestigungstechnik, Werkzeuge und Industriebedarf verarbeitet die WEWO Schrauben‑Befestigungsteile GmbH täglich eine große Anzahl an Belegen – von Angeboten über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen und Gutschriften. Mit mehreren tausend Kunden und sehr unterschiedlichen Anforderungen an Rechnungsformate war schnell klar: Der Belegausgang musste strukturierter, flexibler und vor allem E‑Rechnungsfähig werden.

Mit der Umstellung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud fiel Anfang 2024 der Startschuss für einen umfassenden Modernisierungsschritt – inklusive der Entscheidung für den Connector 365.

Vom gewachsenen ERP‑System zur klaren Cloud‑Strategie

Frank Janssen, IT‑Leiter der WEWO Schrauben‑Befestigungsteile GmbH, kennt die Systemlandschaft seit Jahrzehnten. Seit über 30 Jahren betreut er die IT und war sowohl für frühere Navision‑Versionen als auch für stark individualisierte Branchenlösungen verantwortlich.

Mit der Zeit wurde jedoch deutlich: Die bestehende ERP‑Landschaft war kaum noch updatefähig, Anpassungen wurden immer aufwendiger und die Kosten näherten sich denen einer Neueinführung.

„Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem man den gewachsenen Spaghetti‑Code nicht mehr sinnvoll entwirren kann – dann ist ein sauberer Neustart in der Cloud die bessere Lösung.“

Die Entscheidung fiel bewusst auf Microsoft Dynamics 365 Business Central als Cloud‑Lösung, kombiniert mit dem Grundsatz: Standard so weit wie möglich, Erweiterungen nur dort, wo sie wirklich Mehrwert schaffen.

Erste Erfahrungen mit dem Belegversand

Zum Go‑Live von Business Central im Januar 2024 setzte WEWO zunächst auf eine andere Lösung für den Dokumentenversand. Technisch funktionierte diese zwar, im Alltag zeigten sich jedoch schnell Grenzen – insbesondere im Hinblick auf das Kostenmodell.

Die Abrechnung pro erzeugtem Beleg wurde bei dem hohen Versandvolumen zunehmend kritisch. Gerade PDF‑Belege und der E‑Mail‑Versand sorgten dafür, dass sich die Kosten merklich summierten.

„Wenn man sich anschaut, wie viele Belege täglich erzeugt und verschickt werden, merkt man sehr schnell, dass ein Preismodell pro Dokument auf Dauer teuer wird.“

Parallel stiegen die Anforderungen rund um gesetzeskonforme X‑Rechnungen, ZUGFeRD‑Formate und strukturierte XML‑Belege – sowohl regulatorisch als auch durch Kundenanforderungen.

Die Entscheidung für BELWARE

Der erste persönliche Kontakt zu BELWARE entstand auf der DYNAfair. In den darauffolgenden Gesprächen setzte sich WEWO intensiver mit der Lösung auseinander – mit klarem Fokus auf Wirtschaftlichkeit, Flexibilität und Zukunftssicherheit.

Ausschlaggebend für BELWARE waren unter anderem:

ein transparentes und planbares Kostenmodell
die tiefe Integration in Microsoft Business Central
flexible Steuerung von Belegformaten pro Kunde
Unterstützung gängiger E‑Rechnungsstandards
sowie ein integrierter Validator für XML‑Belege

Einführung mit Augenmaß und Praxisnähe

Die Einführung des Connector 365 verlief schrittweise und praxisnah. Wie bei nahezu jedem ERP‑Projekt gab es kleinere Herausforderungen – etwa bei der Zuordnung von Dokumentenlayouts zu Debitoren, im Umgang mit Sammelrechnungen oder bei der korrekten Abbildung von Zahlungsarten innerhalb der X‑Rechnung.

Für Frank Janssen war dabei entscheidend, dass sich alle Punkte sauber lösen ließen – entweder über Standardfunktionen, Events oder gezielte Erweiterungen, ohne dabei die Release‑Fähigkeit von Business Central zu verlieren.

„Standard plus Add‑on ist fast immer der bessere Weg, als alles selbst zu entwickeln – gerade mit Blick auf Updates.“

Spürbarer Mehrwert im Tagesgeschäft

Heute ist der Belegversand bei WEWO klar strukturiert, stabil und effizient im Einsatz. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften werden automatisiert, kundenindividuell und regelkonform versendet – je nach Wunsch als PDF, XML oder Kombination beider Formate.

Besonders positiv hebt WEWO den Connector 365 E-Documents Validator hervor, der fehlerhafte oder unvollständige XML‑Belege frühzeitig erkennt und verhindert, dass diese an Kunden versendet werden.

„Der Validator nimmt enormen Druck aus dem Prozess, weil er verhindert, dass formal ungültige Rechnungen überhaupt rausgehen.“

Auch kaufmännisch hat sich der Wechsel gelohnt: Die Kosten für den Belegversand sind heute transparent, planbar und nicht mehr vom einzelnen Dokument abhängig.

Ausblick: Eingangsrechnungen weiter automatisieren

Der nächste Schritt ist bereits klar definiert: die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. Ziel ist es, den manuellen Aufwand in der Buchhaltung deutlich zu reduzieren – insbesondere bei Warenrechnungen mit hohen Volumina.

„Wenn eingehende Rechnungen automatisch erkannt, interpretiert und zugeordnet werden können, spart uns das täglich mehrere Stunden manueller Arbeit.“

Fazit

Mit dem Connector 365 hat die WEWO Schrauben‑Befestigungsteile GmbH eine zukunftssichere Grundlage für ihren digitalen Belegausgang geschaffen – integriert in Microsoft Dynamics 365 Business Central, E‑Rechnungs‑fähig und wirtschaftlich überzeugend.

Eine Lösung, die nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch den Weg für weitere Automatisierungsschritte ebnet.