Schluss mit manueller XRechnung: Wie Alfred Kaut GmbH + Co. ihre Rechnungsprozesse automatisiert hat
Die Alfred Kaut GmbH + Co. ist ein etablierter Großhändler für Klima- und Lüftungstechnik und deutschlandweit mit mehreren Standorten vertreten. Mit über 200 Mitarbeitenden und einem breiten Produktportfolio ist das Unternehmen seit Jahren fest im Markt etabliert. Gleichzeitig steht auch ein solches Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen wie viele andere: gesetzliche Anforderungen treffen auf gewachsene Prozesse.
Betreut wird das Thema innerhalb der Kaut Gruppe von Adrian Zyskowski, der seit 2019 für die Warenwirtschaftssysteme verantwortlich ist. In seiner Rolle begleitet er die Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics – vom früheren Navision bis hin zur heutigen Business-Central-Umgebung – und treibt die Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse aktiv voran. Durch seine Erfahrung kennt er sowohl die technischen Anforderungen als auch die gewachsenen Strukturen im Unternehmen genau und konnte die Einführung der E-Rechnung entsprechend praxisnah begleiten.
Ein besonders prägnantes Beispiel dafür war die Einführung der E-Rechnung.
Vor der Implementierung einer automatisierten Lösung lief der Prozess bei der Kaut Gruppe alles andere als effizient. XRechnungen wurden manuell erstellt – ein Aufwand, der nicht nur Zeit kostete, sondern auch Fehlerpotenzial mit sich brachte.
"Unsere Rechnungen haben wir aus dem PDF heraus händisch in eine XRechnung übertragen und dann in Portale hochgeladen."
Spätestens mit den steigenden Anforderungen rund um die E-Rechnungspflicht wurde klar: Dieser Prozess ist nicht zukunftsfähig.
Die Entscheidung fiel zugunsten des BELWARE Connectors, der direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert ist. Ziel war es, die Erstellung und den Versand von XRechnungen vollständig zu automatisieren – ohne bestehende Abläufe grundlegend zu verändern.
Heute entstehen XRechnungen bei der Kaut Gruppe automatisiert im Hintergrund. Die Mitarbeitenden stoßen weiterhin wie gewohnt den Versand an, doch statt eines PDFs wird – je nach Kundenanforderung – eine strukturierte elektronische Rechnung erzeugt und verschickt.
"Der Mitarbeiter merkt den Unterschied kaum – die Rechnungen werden weiterhin per Knopfdruck verschickt."
Diese Nahtlosigkeit war ein entscheidender Erfolgsfaktor, denn die Umstellung wurde intern schnell akzeptiert.
Die eigentliche Herausforderung lag jedoch nicht in der Technik, sondern bei den Kunden. Viele waren an klassische Formate gewöhnt und reagierten zunächst unsicher auf die neue Form der XRechnung.
"Viele wussten gar nicht, was sie mit einer XRechnung anfangen sollen."
Dies führte zu Rückfragen und teilweise auch zu Ablehnung. Einige Kunden mussten weiterhin per PDF bedient werden, andere konnten schrittweise umgestellt werden.
Ein besonders hilfreiches Instrument in dieser Phase war die Validierung der Rechnungen. Diese Funktion stellte sicher, dass die XRechnungen den geltenden Normen entsprechen, und half gleichzeitig in der Argumentation gegenüber Kunden.
"Die Validierungsreports haben wir genutzt, um Kunden zu zeigen: Die Rechnung ist korrekt – nach Norm geprüft."
Auch individuelle Anforderungen mussten berücksichtigt werden. Beispielsweise erforderte die Abbildung bestimmter Sammelpositionen Anpassungen an den bestehenden Prozessen. Diese konnten jedoch pragmatisch umgesetzt werden.
Unterm Strich zeigt sich: Der größte Vorteil liegt in der Automatisierung im Hintergrund. Manuelle Arbeitsschritte entfallen, Fehler werden reduziert und die Prozesse bleiben für die Mitarbeitenden nahezu unverändert.
"Wir sind mit dem Connector zufrieden – und würden ihn definitiv wieder einführen."
Gleichzeitig blickt die Kaut Gruppe nach vorne: Die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen sowie die Migration in die Cloud stehen bereits auf der Agenda.
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als ein technisches Projekt: Sie greift tief in Prozesse ein, betrifft Menschen und Kunden gleichermaßen – und wird mit der richtigen Lösung vom Pflichtprogramm zum effizienten Standardprozess.
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