Leo Talk: Von der Theorie zur Praxis – So verarbeitet Business Central eingehende E‑Rechnungen wirklich

Der aktuelle Leo Talk hat einmal mehr gezeigt: Die E‑Rechnung ist gekommen, um zu bleiben – und bei vielen Unternehmen sorgt sie noch immer für Stirnrunzeln. Ausgerechnet XML, Pflichtfelder, Validierungen, Summenregeln… ganz zu schweigen von ZUGFeRD, XRechnung, UBL, CI und Co.

Doch wie immer ging es uns nicht nur darum, Begriffe zu erklären. Wir wollten zeigen, wie es im echten Business‑Central‑Alltag funktioniert.

Und genau das haben Johanna und Lara in einer intensiven Mischung aus Theorie, Erfahrungen aus dem Support – und einer sehr ehrlichen Live‑Demo getan.

Einstieg ins Thema: Warum E‑Rechnung und warum jetzt?

Zu Beginn gab es eine kompakte Einordnung:

• Die E‑Rechnung ist eine maschinenlesbare, strukturierte Rechnung, basierend auf XML.

• In Deutschland dominieren zwei Syntaxen: UBL (u. a. für XRechnung) und CI (für ZUGFeRD).

• Für Anwender sind die Unterschiede meist nur an den Kürzeln (CBC/CAC vs. RAM/RSM) und der äußeren Struktur erkennbar – aber technisch entscheidend.

Direkt wurde klar: E‑Rechnung ist nicht PDF. E‑Rechnung ist nicht “schön”. E‑Rechnung ist Datenqualität.

Viele Teilnehmende reagierten im Chat genau so, wie wir es tagtäglich erleben: Unsicherheit bei XML, falsche Annahmen zu PDF‑Vorrang, Verwechslung zwischen rechtlich relevantem und visuellem Dokument.

Pflichtfelder, Validierungen und Realität: Warum fehlende Stammdaten das größte Problem sind

Bevor die Demo losging, wurde ein wichtiger Punkt gesetzt:

80 % aller Probleme (geschildert an unseren Support) resultieren aus unzureichender Stammdatenpflege.

Nicht aus Fehlern in BC. Nicht aus Fehlern in der Rechnung. Nicht aus „Microsoft macht es kompliziert“.

Sondern weil:

• Umsatzsteuerinfos fehlen

• Verkäufercodes falsch zugeordnet sind

• Pflichtfelder ignoriert werden

• Lieferanten Daten in falsche Felder schreiben

• PDFs und XML nicht zusammenpassen

• oder intern veraltete Erwartungshaltungen existieren („Ich lade hoch – System bucht automatisch!“)

  
  

Die klare Message:

Automatisierung braucht Regeln – und Regeln brauchen gepflegte Daten.

Microsoft ist hier auf einem guten Weg, aber ohne Stammdaten hilft die beste KI nicht. Oder wie Johanna sagte:

„Wenn der Prompt Mist ist, kommt auch Mist raus.“

Visualisierung & Validator: XML muss niemand lesen – aber valide muss sie sein

Ein weiterer zentraler Punkt des Theorieteils war die Bedeutung eines Validators:

• Pflichtfelder werden geprüft

• Strukturregeln kontrolliert

• Summenlogiken abgeglichen

• sowie technische und formale Kriterien validiert

Fehlt etwas, wird die Rechnung automatisch abgelehnt – genauso wie es der Empfänger tun würde.

Die BELWARE‑Erweiterung zeigt XML‑Daten zudem in einer einheitlichen PDF‑Ansicht, inklusive:

• strukturierter Anzeige

• Anhängen

• Validierungsergebnissen

Damit ist sofort klar: Was steht drin? Was fehlt? Was ist falsch?

Jetzt wird’s praktisch: Die Live‑Demo im Detail

Nach dem Theorieteil ging es direkt in die Praxis – und das war der Kern der Session.

Die Live‑Demo zeigte drei wesentliche Business‑Central‑Ansätze:

Eingehende Belege (klassisch): XML rein – Connector macht PDF draus

Im ersten Schritt wurde eine reine XML in die BC‑Maske „Eingehende Belege“ gezogen.

Der Connector 365 erzeugt automatisch:

• ein lesbares PDF

• eine interne Datenstruktur

• und führt eine Validierung durch

Interessant für die Teilnehmenden: Selbst ZUGFeRD‑Belege werden sauber zerlegt –

XML, PDF und weitere Anhänge werden korrekt aufbereitet.

Was passiert bei Fehlern?

In der Demo wurde sichtbar:

• Falsche Steuernummer? → Abbruch.

• Pflichtfeld fehlt? → Rote Validierung.

• Strukturfehler? → Keine Weiterverarbeitung.

Der Standard verhält sich hier sehr streng – zu Recht. Der BC‑Standard und der Connector ist kein OCR‑System, das „schön rät“, sondern erwartet strukturierte Qualität.

Bestellmatching: Alt vs. Neu

BC „Alt“ – manuelles Zusammenführen

In älteren Versionen musste (und muss) vieles manuell passieren:

• Einkaufsrechnung erzeugen

• Wareneingangszeilen manuell hineinziehen

• Bestellung prüfen

• offene Bestellzeilen ggf. auf 0 setzen

Viele Teilnehmende staunten: Auch das funktioniert – nur eben nicht automatisiert. Dafür aber mit klaren Prozessen und guter Nachvollziehbarkeit.

BC „Neu“ – E‑Belegdienste & automatischer Abgleich

Hier wurde es modern:

• Nach dem Upload erkennt BC automatisch, dass eine Bestellung zur Rechnung gehört

• Die Bestellung kann ausgewählt und 1:1 abgeglichen werden

• Über Copilot (nur SaaS) kann der Abgleich teilweise automatisiert erfolgen

• Der manuelle Abgleich steht ebenfalls zur Verfügung

Wichtig: Dieses Feature ist erst in den neueren BC-Versionen enthalten.

ZUGFeRD vs. XRechnung live

Auch das wurde demonstriert:

• Beide Formate funktionieren mit dem Connector

• Anhänge werden extrahiert und dargestellt

• Abweichende PDFs führen zu einer separaten „sonstigen Rechnung“

Ein wichtiger Hinweis, den viele oft nicht kennen.

Fazit: Der BC‑Standard ist gut – aber noch nicht „Plug & Play“

Die Live-Demo hat eindrucksvoll gezeigt:

• BC kann eingehende E‑Rechnungen inzwischen gut verarbeiten.

• Die Standardfunktionen werden von Version zu Version stärker.

• Automatisierung funktioniert – wenn die Daten stimmen.

• BELWARE macht die Prozesse dabei spürbar effizienter, sicherer und transparenter.

• Die Erwartung „Ich lade hoch und BC bucht automatisch“ bleibt (vorerst) unrealistisch.

Denn:

Automatisierung ist kein Magie‑Feature. Automatisierung ist Vorbereitung. Und genau dort holen wir Unternehmen ab.