Am vergangenen Freitag, dem 25. Mai 2024, fand unser Leo Talk zum Thema Multi-Channel-Belegversand statt. Dabei wurden diverse Themen rund um die diversen Optionen der Versandwege unserer Connector 365-Reihe thematisiert.
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Connector 365 PDF
Versandwege
E-Rechnung
Sollten Sie den Leo Talk verpasst haben, so finden Sie hier die Aufzeichnung unseres Leo Talk - Multi-Channel-Belegversand.
Oder verschaffen Sie sich mit der unten stehenden Zusammenfassung einen kurzen Überblick zum Inhalt des Leo Talks.
Connector 365 PDF
Unser Connector 365 PDF löst in den neuen Versionen unser pdfPaper ab. Zunächst einmal gehen wir auf den historischen Background und die Funktionen von pdfPaper ein, bevor wir uns der neuen App widmen.
Vom Brief zur E-Mail
In einer Zeit, in der noch viel auf Papier gedruckt wurde und die digitale Ära langsam begann, stellte sich die Frage: Wie kann ich mein Briefpapier, das zuvor im Drucker hinterlegt war, nun für meine digitale Korrespondenz verwenden?
Die Lösung bestand darin, eine Schnittstelle zu schaffen, die das Briefpapier automatisch zu den Belegen in Dynamics NAV bzw. Business Central hinzufügte, ohne dass die Belege selbst dort angepasst werden mussten.
So entstand die Anbindung mit pdfPaper.
Vom pdfPaper zum Connector 365 PDF
Die zugrundeliegende Idee war simpel: Berichte sollten unverändert bleiben, während das Briefpapier nach Belieben ausgetauscht werden kann. Das Briefpapier konnte global definiert und dann für jeden Mandanten individuell angepasst werden. Der Clou dabei ist, dass bei der Kombination des Berichts mit dem Briefpapier ein Wechsel des Briefpapiers den Bericht selbst nicht beeinflusst, sodass das aktualisierte Dokument umgehend verfügbar ist.
Im Unterschied zu herkömmlichen Methoden, die lediglich ein PDF-Dokument erzeugen können, ermöglicht Connector 365 PDF die Auswahl verschiedener PDF/A-Formate und das Zusammenführen des Belegs mit einer Vielzahl von Anhängen, einschließlich der Möglichkeit zur Drehung.
Abhängig von der Konfiguration kombiniert der Connector 365 die relevanten Belege und Briefpapiere und führt sie gemäß den festgelegten Bedingungen zusammen.
Doch pdfPaper erfordert eine Client- oder Serverinstallation. Diese Einschränkung wurde sowohl von uns als auch vom Hersteller erkannt, weshalb wir mit pdfPaper nicht in Richtung einer SaaS-Lösung gegangen sind,
Mit dem Connector 365 PDF haben wir eine Weiterentwicklung der Funktionen von pdfPaper geschaffen. Im Gegensatz zu pdfPaper ist der Connector 365 PDF Universal Code ready und nicht nur für On-Premises-Installationen, sondern auch für SaaS-Kunden verfügbar.
Der Funktionsumfang des C365 PDF ist im Prinzip identisch. Sie können auch hier auf verschiedenen Ebenen eine Briefpapierkonfiguration hinterlegen: global, auf Berichtsebene und für einzelne Debitor- oder Kreditorenkonten.
Auf globaler Ebene können Sie außerdem den Konformitätsgrad festlegen, also das gewünschte PDF/A-Format. Anschließend können Sie die Briefpapier- und Anhangs-Konfiguration definieren. Alle diese Einstellungen sind auch auf Berichtsebene oder individueller Ebene in den Dokumentenlayouts anpassbar. Lediglich die Signatur lässt sich nur global hinterlegen.
Versand mit Connector 365
Mit unserem Connector 365 stehen Ihnen verschiedene Versandwege zur Verfügung. Diese können Sie sowohl manuell nutzen oder automatisiert über unseren Stapelmodus.
Stapelmodus
Für den Stapelmodus muss dieser in der Connector 365 Einrichtung für die gewünschten Verwendungen aktiviert werden. Hier kann ebenfalls eine Verarbeitungsuhrzeit, sowie eine Freigabe definiert werden.
Für die automatisierte Verarbeitung legt man pro Debitor / Kreditor fest, wie diese die entsprechenden Berichte erhalten sollen. So können Sie festlegen, dass z.B. das Verkaufsangebot an den Kunden per E-Mail geht, wohingegen die Verkaufsrechnungen als XRechnung verschickt werden und die Lieferscheine werden gedruckt für das Lager.
Bei der Verwendung des Stapelmodus wird dann im Dokumentenlayout des jeweiligen Debitor / Kreditor die hinterlegte Einstellung herangezogen und so automatisiert das gewünschte Format und der entsprechende Versandkanal zur Verarbeitung eingestellt.
Im Stapelmodus können Sie folgende Versandwege wählen:
E-Mail
Druck
Pdf
E-Post
XRechnung
Fax
Wenn mit einer Freigabe oder Uhrzeit gearbeitet wird, werden die Belege erst nach der Freigabe bzw. ab der definierten Uhrzeit verarbeitet. Falls bei der Verarbeitung ein Fehler auftritt, wird der entsprechende Bericht markiert und mit einer Fehlernachricht versehen.
Alle Aktivitäten, unabhängig des Stapelmodus, werden dabei notiert und sind inklusive einer Statusmeldung in den Connector 365 Aktivitäten zu finden.
Optionen der Konfiguration
Gestalten Sie Ihre Kommunikation flexibel und automatisiert im Stapelmodus. Einmal eingestellt, laufen Prozesse wie von selbst – ohne dass Sie jede E-Mail einzeln anpassen müssen. Legen Sie im Voraus fest, wie Ihre E-Mails aussehen sollen.
Nutzen Sie Platzhalter, um Betreffzeilen lebendig zu gestalten oder Dateinamen auf den Empfänger zuzuschneiden. Bestimmen Sie mühelos über Berichte und Spracheinstellungen, wer wichtige Anhänge erhält und welches Design Ihre Nachrichten je nach Anlass tragen.
Entscheiden Sie proaktiv, ob die Verkaufs- oder Rechnungsadresse für den Versand genutzt wird. Mit uns können Sie präzise steuern, von welcher Adresse Ihre E-Mails gesendet werden – für eine Kommunikation, die so individuell ist wie Ihr Unternehmen.
E-Rechnung
Ebenfalls Teil des Multi-Channel-Belegversands wird zumindest ab spätestens Januar 2026 die E-Rechnung sein.
Je nachdem wie der Rechnungseingangs-Flow eingerichtet ist, reicht gegebenenfalls unsere App Connector 365 XRechnung aus. Diese können Sie installieren und mit dem Wizard schon einmal die meisten Grundeinstellungen vornehmen. Weitere Einstellungen können dann anhand der Doku vorgenommen werden.
Alternativ bieten wir mit Connector 365 E-Documents eine Lösung, die über unseren BELWARE-Peppol-Access-Point läuft. Mit dieser Lösung können Sie sowohl E-Rechnungen empfangen und verarbeiten als auch versenden.
Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie unseren Leo Talk, der Broschüre oder erfahren sie im persönlichen Gespräch:
Kommende Leo Talk - Termine
Die Termine für das zweite Halbjahr (ab September) veröffentlichen wir demnächst. Alle Veranstaltungen, wie u.a. unsere Leo Talks finden Sie hier.
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