Kurz gesagt: die Leitweg-Identifikationsnummer dient, wie es der Name schon sagt, zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers - wie eine Steuernummer bei Personen. Der Empfänger einer Rechnung muss eindeutig identifizier- und adressierbar sein, um eine elektronische Rechnung zuzuordnen. Der Rechnungssteller benötigt keine Leitweg-ID!

Wie funktioniert eine Leitweg ID?

• Die Leitweg-ID soll eine Adressierung und auch Weiterleitung der elektronischen Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu den Bearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen. 
• Eine Leitweg-ID wird vom öffentlichen Auftraggeber an den Rechnungssteller vorab übermittelt, z. B. bei der Bestellung oder Auftragsvergabe.
  
• Ein Auftraggeber kann auch mehrere Leitweg-IDs haben, die dann eine eindeutigere Zuordnung ermöglichen (z. B. bei verschiedenen Zuständigkeitsbereichen innerhalb eines Empfängers).
  
• Die Leitweg-ID wird bei der XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.
  

Dazu haben sich Bund und Länder beim dem Standard XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt, die aus einer Reihe zusammengesetzter Nummern besteht: Kennzahl des Bundeslandes, Kennzahl des Regierungsbezirks, Kennzahl des Landkreises, Gemeindekennzahl, Trennzeichen, Feinadressierung, Trennzeichen und Prüfziffer.